Wie man IG-Kopfschmerzen bei der Arbeit mit PCN-Mitarbeitern vermeidet 

Primärversorgungsnetze (Primary Care Networks, PCN) haben die Art und Weise, wie Allgemeinpraxen zusammenarbeiten, verändert - sie bündeln Personal, Dienstleistungen und Daten, um eine breitere Patientenversorgung zu unterstützen. Doch mit der gemeinsamen Arbeit gehen auch gemeinsame Risiken einher, insbesondere wenn es um Information Governance (IG) geht. Unabhängig davon, ob Sie eine von ARRS finanzierte Funktion ausüben, einen gemeinsamen Zugang zu klinischen Systemen nutzen oder die Versorgung über Praxisgrenzen hinweg koordinieren, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Verantwortlichkeiten für IG verschieben - und wie man häufige Fallstricke vermeiden kann. Dieser Artikel bietet eine praktische Anleitung für die Zusammenarbeit mit PCN-Mitarbeitern, die klar, rechtskonform und kopfschmerzfrei ist. 

Was ist anders an der Arbeit mit PCN?

Die Mitarbeiter von PCN passen nicht immer in die traditionellen Beschäftigungs- oder Systemmodelle. Zum Beispiel: 

• Ein klinischer Pharmazeut könnte in vier Praxen arbeiten, aber nur bei einer angestellt sein.

• Ein Social Prescriber kann mit einer separaten Smartcard in Ihr System eingeben.

• Ein Pflegekoordinator kann auf Daten zugreifen, wird aber nicht direkt von Ihrer Praxis verwaltet. 

• Ein digitaler Anführer kann über Verwaltungsrechte für mehrere Systeme an mehreren Standorten verfügen. 

Diese Verwischung der Grenzen kann zu Unklarheiten in Bezug auf Datenzugriff, Vertraulichkeit, Aufbewahrung von Unterlagen und Verantwortung für Zwischenfälle führen. Um Probleme zu vermeiden, braucht Ihre Praxis klare Vereinbarungen - und einen proaktiven Ansatz für die Governance. 

Gemeinsame IG-Probleme mit PCN-Mitarbeitern 

• Mitarbeiter, die die Smartcard einer anderen Praxis verwenden oder denen unter einer anderen Rolle ein "schneller" Zugang gewährt wird. 

• Es gibt keine klare Vereinbarung über den Datenaustausch zwischen den Praxen. 

• PCN-Mitarbeiter wissen nicht, auf welche Informationen sie zugreifen oder sie aufzeichnen dürfen.

• Unklarheit darüber, wer verantwortlich ist, wenn etwas schief geht. 

• Dokumente oder Verweise, die an der falschen Stelle oder unter dem falschen Code gespeichert wurden. 

• Fehlende Einarbeitung in die Erwartungen und Systeme der lokalen IG.

Nichts davon ist böswillig - sie sind meist das Ergebnis wohlmeinender Mitarbeiter, die versuchen, in einer Grauzone das Richtige zu tun. Aber sie können dennoch zu Verstößen, Verwirrung und Betriebsrisiken führen. 

Wie man gesetzeskonform und selbstbewusst bleibt 

1.Treffen Sie Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Daten 

Wenn Ihr PCN-Personal praxisübergreifend arbeitet und mit Patientendaten umgeht, muss eine aktuelle, unterzeichneteVereinbarung über die gemeinsame Nutzung von Daten (DSA) zwischen allen relevanten Organisationen bestehen. Die Vereinbarung sollte Folgendes beinhalten: 

• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. 

• Welche Daten werden weitergegeben und warum. 

• Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Partei. 

• Wie der Zugang und die Aufzeichnungen kontrolliert werden. 

• Verfahren für die Reaktion auf Vorfälle oder Anträge auf Zugang zu Dokumenten. 

Wenden Sie sich an Ihren behördlichen Datenschutzbeauftragten oder die IZB, wenn Sie nicht sicher sind, was erforderlich ist. 

2.Klärung der Beschäftigungs- und Verantwortungsbereiche

Vergewissern Sie sich, dass es jeder versteht: 

• Bei wem der Mitarbeiter beschäftigt ist. 

• Wer führt die tägliche Aufsicht? 

• Wer ist für die Einhaltung der IG-Vorschriften und die Schulung verantwortlich? 

• Wer untersucht, wenn es ein IG-Problem gibt? 

Sie können eine einfache Tabelle oder Rollenmatrix verwenden, um dies für alle PCN-Rollen deutlich zu machen. 

3.Standardisierung von Einarbeitung und Zugang 

Gehen Sie nicht davon aus, dass die PCN-Mitarbeiter wissen, wie Ihre Praxis mit Daten umgeht. Bieten Sie: 

• Eine örtliche IG-Einführung - auch wenn sie schon anderswo eine hatten. 

• Klare Vorgaben, welche Systeme sie nutzen können. 

• Benannte Ansprechpartner für Hilfe oder Fragen. 

• Rollengerechter Smartcard-Zugang - niemals gemeinsam genutzt oder ausgeliehen. 

Wenn sie Ihr EMIS oder SystmOne benutzen, muss ihr Zugang ihre Rolle widerspiegeln - nicht nur eine "schnelle Lösung", um sie hineinzubekommen. 

4.Verankerung der PCN-Rollen in Ihrem IG-Kalender und Ihren Risikobewertungen

Behandeln Sie die PCN-Mitarbeiter wie einen Teil Ihres erweiterten Teams, wenn es darum geht: 

• Jährliche IG-Schulung. 

• Aufzeichnung und Untersuchung von Vorfällen. 

• Überprüfung der Zugriffsrechte. 

• Teilnahme an Audits oder IG-Stichproben. 

Wenn sie Ihr System nutzen, sind Sie für ihre Aktivitäten verantwortlich - bauen Sie sie also in Ihren IG-Rahmen ein. 

5.Förderung des gemeinsamen Lernens zwischen den Praxen

 Wenn eine Praxis einen intelligenten Weg gefunden hat, den Zugang zu verwalten oder eine Einweisung durchzuführen, sollten Sie ihn weitergeben. Nutzen Sie PCN-Management-Sitzungen oder Team-Gruppen, um Werkzeuge, Vorlagen und Tipps weiterzugeben. PCNs sind Neuland - und je konsequenter Sie sind, desto sicherer wird das gemeinsame Arbeiten. 

Schlusswort: Klarheit ist besser als Komplexität 

Die Zusammenarbeit mit PCN-Mitarbeitern muss nicht kompliziert sein - aber sie muss wohlüberlegt sein. Viele IG-Probleme entstehen nicht aus Böswilligkeit oder Unwissenheit, sondern aus einem Mangel an Klarheit. Indem Sie den Datenfluss, die Zuständigkeiten und die Erwartungen im Voraus festlegen und Ihre Mitarbeiter mit einheitlichen Leitlinien unterstützen, können Sie Ihre Patienten, Ihre Praxis und Ihre Mitarbeiter schützen. Bei einer guten IG geht es nicht darum, Nein zu sagen - es geht darum, Systeme zu schaffen, in denen Ja sagen sicher ist.