Wie man eine praxisweite IG-Risikobewertung durchführt

Bei der Information Governance (IG) geht es um mehr als um Datenschutzrichtlinien oder jährliche Mitarbeiterschulungen. Im Kern geht es darum, das Vertrauen der Patienten zu schützen und sicherzustellen, dass persönliche, vertrauliche Daten sicher, rechtmäßig und verantwortungsvoll gehandhabt werden. Jede Allgemeinpraxis sollte regelmäßig IG-Risikobewertungen durchführen. Anhand dieser Bewertungen können Sie feststellen, wo Ihre Praxis anfällig ist - sei es aufgrund veralteter Systeme, unklarer Prozesse oder menschlicher Fehler - und Maßnahmen ergreifen, bevor es zu einer Datenschutzverletzung kommt. In diesem Leitfaden erläutern wir, was eine IG-Risikobewertung beinhaltet, wie Sie eine solche in Ihrer Praxis durchführen und wie Sie sicherstellen, dass sie ein lebendiger Teil Ihrer Unternehmenskultur wird. 

Warum IG-Risikobewertungen wichtig sind 

Eine IG-Risikobewertung ist nicht nur eine Papierübung zur Erfüllung der CQC- oder DSPT-Anforderungen. Sie ist eine strukturierte Methode zur Beantwortung von Fragen wie: 

• Wo könnten unsere Systeme oder Personalprozesse ein Risiko darstellen? 

• Tun wir das, was wir glauben zu tun, wenn es um den Umgang mit Patientendaten geht? 

• Was würde passieren, wenn ein Laptop verloren geht, ein Ordner verlegt wird oder ein Mitarbeiter auf einen Phishing-Link klickt? 

Indem Sie Schwachstellen erkennen, bevor es zu Zwischenfällen kommt, verringern Sie das Risiko von Patientenschäden, Rufschädigung oder behördlichen Sanktionen. Wenn diese Bewertungen gut durchgeführt werden, stärken sie auch das Verständnis und die Verantwortung der Mitarbeiter für die IG. 

Wann sollte eine IG-Risikobewertung durchgeführt werden?

Idealerweise sollte eine vollständige praxisweite IG-Risikobewertung durchgeführt werden: 

• Mindestens einmal pro Jahr im Rahmen Ihres Governance-Zyklus. 

• Vor dem Ausfüllen Ihrer jährlichen DSPT-Einreichung. 

• Nach jeder größeren Veränderung (z. B. neue Systeme, Fusionen, neue Drittanbieter).

• Nach einem Zwischenfall, einem Verstoß oder einem Beinaheunfall. 

• Als Teil der Vorbereitung auf eine CQC-Inspektion. 

Es muss kein übermäßig komplexer Prozess sein - aber er sollte gründlich sein, dokumentiert und denjenigen mitgeteilt werden, die darauf reagieren müssen. 

Was Sie in Ihre IG-Risikobewertung aufnehmen sollten 

Eine gute Bewertung umfasst sowohl technische Systeme als auch alltägliche menschliche Verhaltensweisen. Erwägen Sie eine Überprüfung: 

1. Datenzugang und Berechtigungen 

• Wer kann auf klinische Systeme zugreifen, und sind die Berechtigungen angemessen? 

• Werden gemeinsame Logins verwendet? 

• Gibt es Verfahren für Neuzugänge, Umzüge und Austritte? 

2. E-Mail und Kommunikation 

• Werden Patienteninformationen jemals über unsichere E-Mails verschickt? 

• Wissen die Mitarbeiter, wie sie nach verifizierten NHSmail-Konten suchen können? 

• Gibt es ein Standardverfahren für den Versand von Überweisungsanhängen? 

3. Papierunterlagen und physische Sicherheit 

• Werden gedruckte Dokumente jemals unbeaufsichtigt auf Schreibtischen oder Druckern liegen gelassen? 

• Gibt es eine Schredder-Politik oder ein bestimmtes Verfahren für vertrauliche Abfälle? 

• Sind die Sprechzimmer und Empfangsbereiche sicher? 

4. IT-Infrastruktur und Cybersicherheit 

• Sind Betriebssysteme und Antiviren-Software auf dem neuesten Stand? 

• Werden USB-Anschlüsse und persönliche Geräte kontrolliert? 

• Werden die Backups regelmäßig getestet? 

5. Drittanbieter und Datenverarbeiter 

• Haben Sie aktuelle Datenverarbeitungsverträge (DPAs)? 

• Sind Software-Tools, die nicht vom NHS stammen, GDPR-konform und risikobewertet? 

6. Verhaltensweisen und Ausbildung des Personals 

• Wann hat jeder Mitarbeiter die letzte IG-Schulung absolviert? 

• Ist das Personal sicher im Umgang mit Verdachtsmeldungen oder Datenanfragen? 

• Gibt es klare Zuständigkeiten für IG-Fragen? 

Als Ausgangspunkt können Sie Vorlagen verwenden, die vom DSPT, Ihrer IZB oder dem DSB zur Verfügung gestellt werden - die effektivsten Bewertungen spiegeln jedoch wider, wie Ihre Praxis tatsächlich tagtäglich arbeitet. 

So führen Sie die Bewertung durch 

1. Planen und Verantwortung zuweisen

Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Bewertung - dies kann der Praxismanager, der Caldicott Guardian oder der IG-Verantwortliche sein. Entscheiden Sie, ob Sie die Teamleiter einbeziehen oder die Verantwortung auf mehrere Teams verteilen. 

2. Sammeln von Beweisen und Erkenntnissen

Dazu können Systemprotokolle, Prüfpfade, Schulungsunterlagen, Screenshots oder physische Begehungen gehören. Ziehen Sie die Einbeziehung des IT-Supports oder externer Lieferanten für technische Elemente in Betracht. 

3. Risiken bewerten und Maßnahmen vereinbaren

Verwenden Sie eine einfache Matrix zur Bewertung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen. Zum Beispiel: 

• Geringe Wahrscheinlichkeit, hohe Auswirkungen: USB-Anschluss offen gelassen, aber keine Verwendung bekannt. 

• Hohe Wahrscheinlichkeit, geringe Auswirkungen: Vertrauliche Notizen wurden kurz auf dem Drucker hinterlassen. 

• Hohe Wahrscheinlichkeit, hohe Auswirkungen: Kein Verfahren für den Entzug des Zugangs von Aussteigern. 

Vereinbaren und dokumentieren Sie, welche Maßnahmen von wem und bis wann ergriffen werden sollen. 

4. Bericht und Überprüfung

Fassen Sie die Ergebnisse in einem klaren, praktischen Format zusammen. Heben Sie vorrangige Bereiche hervor und präsentieren Sie sie Ihren Partnern, dem DSB und dem Verantwortlichen für die Governance. Bewahren Sie den Bericht sicher auf und legen Sie einen Termin für die Überprüfung fest. 

Verankerung von Risikobewertungen in der Kultur 

Der wahre Wert einer IG-Risikobewertung liegt nicht im Dokument, sondern in der Veränderung, die es bewirkt. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Team zu sensibilisieren, bewährte Verfahren zu würdigen und das Vertrauen zu stärken, über Datenrisiken zu sprechen. Sie können IG-Risikobewertungen als Teil von einbeziehen: 

• Jährliche Personalbeurteilung. 

• Einführung für neue Mitarbeiter. 

• Ihr Significant Event Audit (SEA) Prozess. 

• Ihre regelmäßigen Team- oder klinischen Governance-Sitzungen. 

Schlusswort: Prävention ist Schutz

Eine gut durchgeführte IG-Risikobewertung bietet Ihnen etwas, was nur wenige andere Prozesse können: Voraussicht. Sie hilft Ihnen, Verstöße zu verhindern, Patienten zu schützen und eine starke, proaktive Führung zu demonstrieren. In einer Welt, in der Praxen zunehmend auf digitale Systeme und gemeinsame Versorgungsmodelle angewiesen sind, sind IG-Risiken nicht mehr abstrakt oder gelegentlich. Sie sind alltäglich, eingebettet in fast jede Interaktion. Indem Sie die IG-Risikobewertung zu einem regelmäßigen Bestandteil des Praxisrhythmus machen, schaffen Sie sicherere Systeme, vertrauensvollere Teams und eine Kultur, in der der Schutz von Patientendaten zur zweiten Natur wird.