Wie Sie eine Kultur des IG-Bewusstseins in Ihrer Praxis schaffen

Information Governance (IG) erscheint oft wie eine Aktivität hinter den Kulissen: Richtlinien, Toolkits, Checklisten und Ankreuzkästchen. Aber in der Allgemeinmedizin, wo Patientendaten durch jedes Gespräch, jedes System und jeden Prozess fließen, liegt IG in der Verantwortung jedes Einzelnen - nicht nur in der des Praxismanagers oder des IT-Leiters. Eine echte Kultur des IG-Bewusstseins zu schaffen, bedeutet mehr als nur einmal im Jahr zu schulen. Es bedeutet, den sicheren Umgang mit Daten in die Denkweise und die Gewohnheiten jedes einzelnen Mitarbeiters einzubetten, von der jüngsten Empfangsdame bis zum dienstältesten Hausarzt. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Ihre Praxiskultur von der Einhaltung von Vorschriften zu einem vertrauensvollen Umgang mit Daten verändern können, bei dem die Mitarbeiter nicht nur sicher handeln, weil es ihnen aufgetragen wurde, sondern weil es ihnen selbstverständlich erscheint. 

Was verstehen wir unter "IG-Kultur"? 

Eine IG-bewusste Kultur ist eine Kultur, in der: 

• Die Mitarbeiter wissen, welche Informationen als sensibel gelten.

• Menschen hinterfragen unsichere Verhaltensweisen auf konstruktive Art und Weise. 

• Die Patienten haben die Gewissheit, dass ihre Daten mit Sorgfalt behandelt werden. 

• Vorfälle werden gemeldet und es wird daraus gelernt - sie werden nicht versteckt. 

• Jeder versteht, warum IG wichtig ist, und nicht nur, wie man sie einhalten kann. 

Es ist der Unterschied zwischen jemandem, der seinen Bildschirm aus Gewohnheit sperrt, und jemandem, der es tut, weil es auf der Checkliste steht". 

Warum Kultur wichtiger ist als Papierkram

 Sie können die beste Politik der Welt haben, aber wenn Ihr Team: 

• Lässt Smartcards in Automaten stecken. 

• Plaudert auf den Fluren über Patienten. 

• Gemeinsame Anmeldungen "nur dieses eine Mal". 

• Druckt Unterlagen und vergisst, sie einzusammeln. 

• Nutzt WhatsApp aus Bequemlichkeit. 

Dann ist Ihr IG-Risiko in der Praxis hoch - unabhängig davon, was in Ihren Dokumenten steht. IG-Verstöße in der allgemeinen Praxis sind häufiger auf menschliches Versagen oder Gewohnheit zurückzuführen als auf vorsätzliches Fehlverhalten. Deshalb ist die Kultur der Schlüssel. 

Wie Sie IG-Bewusstsein in Ihre Praxiskultur einbauen 

1.Beginnen Sie mit der Sichtbarkeit der Führung

Die Kultur kommt von oben. Wenn Partner, Manager und leitende Kliniker die gute IG-Praxis vorleben, ist es wahrscheinlicher, dass andere folgen. Das bedeutet: 

• Sperren von Bildschirmen, Tragen von Smartcards und Befolgen von Protokollen. 

• IG-Training ernst nehmen - nicht einfach durchklicken. 

• In Teamsitzungen in einem ruhigen, offenen Ton über IG sprechen. 

• Ehrlich über Beinahe-Fehlschläge sprechen - und zum Nachdenken anregen. 

Machen Sie IG zu einem Führungsverhalten, nicht nur zu einer Aufgabe. 

2.IG in die täglichen Routinen einbinden 

Finden Sie Möglichkeiten, IG in den Alltag zu integrieren: 

• Erinnern Sie die Mitarbeiter bei morgendlichen Besprechungen oder Übergaben. 

• Veröffentlichen Sie IG-Tipps auf Whiteboards, in Intranets oder in Team-E-Mails.

• Ermutigen Sie zu "Wussten Sie schon?"-Fakten - zum Beispiel DPIA-Erinnerungen vor Projekten. 

• Sorgen Sie dafür, dass die Informationen über die sichere Handhabung an den Schreibtischen gut sichtbar sind. 

Es sind die kleinen, regelmäßigen Anstöße, die Gewohnheiten formen - nicht die einmaligen Maßnahmen eines Jahres. 

3.Geschichten verwenden, nicht nur Folien 

Menschen reagieren besser auf Geschichten als auf abstrakte Regeln. Verwenden Sie Beispiele aus der realen Welt (anonymisiert), um zu zeigen: 

• Wie es zu einem Verstoß in einer anderen Praxis kam. 

• welche Folgen dies hatte (z. B. Verärgerung der Patienten, Beteiligung der ICO). 

• Wie es hätte vermieden werden können. 

Fallstudien finden Sie bei derICOoder Ihrer IZB. Oder laden Sie Ihren DSB ein, anonymisierte Szenarien in einer Teambesprechung vorzustellen.

4.Sichere und routinemäßige Berichterstattung 

Schaffen Sie ein Klima, in dem sich die Mitarbeiter sicher fühlen, wenn sie sich melden: 

• Knapp daneben. 

• IG Bedenken. 

• Versehentliche Enthüllungen. 

• Unklare Prozesse. 

Vermeiden Sie Schuldzuweisungen - betrachten Sie stattdessen jeden Bericht als Chance zur Verbesserung. Machen Sie das Melden einfach: Bieten Sie ein einfaches Formular, einen gemeinsamen Posteingang oder ein "IG-Catch-up" bei Einzelgesprächen an. 

5.Verknüpfung von IG mit Patientenversorgung und Vertrauen 

Wenn Sie über IG sprechen, sollten Sie sich auf die Patienten konzentrieren - nicht auf Sanktionen. 

• "Wir tun dies, weil es die Würde des Patienten schützt. 

• "Eine sichere Handhabung schafft Vertrauen in unserer Gemeinschaft. 

• "Vertraulichkeit ist Teil der klinischen Versorgung, nicht davon getrennt". 

Wenn die IG auf diese Weise gestaltet wird, sind die Mitarbeiter stolz darauf, es gut zu machen, und haben nicht nur Angst, etwas falsch zu machen. 

6.Gute IG-Verhaltensweisen belohnen 

Wenn jemand ein potenzielles Risiko erkennt, seine Ausbildung frühzeitig abschließt oder einem Kollegen hilft, eine schwierige Situation zu meistern, sollten Sie dies anerkennen. 

Das könnten Sie: 

• Rufen Sie in einer Teambesprechung dazu auf. 

• Hängen Sie einen Dankesbrief an das Schwarze Brett. 

• Aufnahme der Sensibilisierung für die IG in die Beurteilungen oder in die PDPs. 

Durch das Bestärken von positivem Verhalten werden Vertrauen und Eigenverantwortung aufgebaut. 

Tipps zur Aufrechterhaltung der Kultur 

• Fügen Sie IG-Themen in die Tagesordnungen Ihrer Führungs- oder Mitarbeiterversammlungen ein. 

• Stellen Sie abwechselnd einen "Datenschützer des Monats" ein - jemanden, der einen Tipp gibt oder den Druckerschacht kontrolliert. 

• Verwenden Sie Szenarien von Verstößen als Lernübungen. 

• Planen Sie Miniauffrischungen zwischen den formellen Schulungszyklen. 

• Beziehen Sie die PCN-Mitarbeiter in Ihre Bemühungen ein - auch sie bearbeiten Ihre Daten. 

Schlusswort: Gewohnheiten schaffen, nicht nur Regeln 

Sie müssen kein Datenschutzexperte werden, um eine starke IG-Kultur zu führen. Sie müssen sich nur darum kümmern, wie mit Informationen umgegangen wird - und anderen dabei helfen, dies ebenfalls zu tun. Indem Sie sich auf Gewohnheiten, Führung und offene Kommunikation konzentrieren, schaffen Sie ein Team, in dem Datensicherheit zur zweiten Natur wird. Und das bedeutet eine sicherere Versorgung, größeres Vertrauen und weniger IG-Kopfschmerzen auf lange Sicht.