Wie man einen IG-Kalender für die Praxis erstellt, der tatsächlich funktioniert 

Information Governance (IG) kann sich leicht wie eine Reihe von Kontrollkästchen für die Einhaltung von Vorschriften anfühlen - DSPT-Fristen, jährliche Schulungen, Risikoprotokolle und Anträge auf Zugang für Betroffene. Für viele Praxen ist es etwas, das einmal im Jahr im Eiltempo erledigt wird, oft kurz vor Ablauf der Frist. Aber IG ist nicht nur eine Verpflichtung - es ist ein zentraler Bestandteil dessen, wie Ihre Praxis Patienten schützt, Daten verwaltet und Vertrauen aufrechterhält. Die Erstellung eines praktischen, strukturierten IG-Kalenders hilft, die Arbeitslast zu verteilen, Ihr Team einzubinden und Stress in letzter Minute zu vermeiden. Und was noch wichtiger ist: Datenschutz, Sicherheit und digitale Hygiene bleiben das ganze Jahr über im Blick. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen IG-Kalender erstellen, der für Ihre Praxis, Ihre Mitarbeiter und Ihre Patienten funktioniert. 

Warum Sie einen IG-Kalender brauchen

Ohne einen Kalender können IG-Aufgaben leicht übersehen werden - bis etwas schief geht. Sie könnten vergessen, eine Vereinbarung über die gemeinsame Nutzung von Daten zu erneuern, die Überprüfung von Richtlinien zu verzögern oder die Schulung von Mitarbeitern zu vernachlässigen. Ein Kalender verwandelt reaktive Compliance in proaktive Governance. Er hilft Ihnen: 

• Verteilen Sie den Aufwand gleichmäßig über das Jahr.

• Integrieren Sie IG in Ihre normalen Planungen und Sitzungen. 

• Demonstration der Rechenschaftspflicht gegenüber dem CQC und Ihrem Datenschutzbeauftragten. 

• Reagieren Sie souveräner auf Patientenanfragen oder Datenvorfälle. 

Sie schaffen keine zusätzliche Arbeit, sondern verteilen die bereits anfallenden Aufgaben auf eine überschaubare Weise. 

Was Sie in Ihren IG-Kalender aufnehmen sollten

Ein guter IG-Kalender enthält eine Mischung aus wiederkehrenden Aufgaben, jährlichen Überprüfungen und laufenden Verbesserungen. Passen Sie ihn an Ihre Praxis an, aber gemeinsame Elemente sind: 

Monatliche oder vierteljährliche Aktivitäten 

• Stichprobenkontrollen oder Audits (z. B. wer auf welche Unterlagen zugegriffen hat). 

• Hinweise zum sicheren Drucken und Speichern. 

• Tipps zur Cybersicherheit in der Mitarbeiterunterweisung. 

• Überprüfungen von Zwischenfällen durch die IG und gewonnene Erkenntnisse. 

• Aktualisierung des Protokolls der Datenschutzverletzungen. 

• Rollenbasierte Auffrischungssitzungen. 

Jährlicher Bedarf 

• Vervollständigung des Toolkits für Datensicherheit und -schutz (DSPT). 

• Vollständige IG-Risikobewertung (technisch und operativ). 

• IG- und Cyber-Schulungen für das Personal (aufgeschlüsselt nach Funktionen). 

• Überprüfung von Richtlinien und Protokollen (Vertraulichkeit, Zugang, SARs). 

• Überprüfung/Aktualisierung durch Caldicott Guardian und SIRO. 

• Drittdatenverarbeiter und DPA-Kontrolle. 

Ad-hoc- oder ereignisbezogene Aufgaben 

• Aktualisierung der IG-Dokumentation, wenn neue Software eingeführt wird. 

• Führen Sie Überprüfungen nach Zwischenfällen durch, wenn etwas schief gelaufen ist. 

• Benachrichtigung der Mitarbeiter über Änderungen der nationalen IG-Leitlinien. 

• Vorbereitung auf CQC-Inspektionen oder DSPT-Beweisanforderungen. 

Wie Sie Ihren IG-Kalender erstellen 

1.Beginnen Sie mit wichtigen Terminen 

Beginnen Sie damit, die nicht verhandelbaren jährlichen Aufgaben zu markieren, wie z. B. das DSPT-Einreichungsdatum (normalerweise März oder Juni). Fügen Sie Fenster für die CQC-Vorbereitung oder bekannte Audit-Zyklen hinzu.

2.Wiederkehrende Aufgaben zuordnen 

Entscheiden Sie, wie oft Sie Protokolle überprüfen, Schulungen aktualisieren oder Prozesse auditieren wollen. Monatlich oder vierteljährlich ist in der Regel überschaubar. 

3.Richten Sie sich nach Ihrem inneren Rhythmus aus 

Überlegen Sie, wie Sie Ihre IG-Aktivitäten mit bestehenden Sitzungen, Beurteilungen oder Überprüfungen in Einklang bringen können. Könnten Sie eine Auffrischung der Schulung bei der Personaleinführung vornehmen? Vorfälle bei monatlichen Treffen besprechen? 

4.Verwenden Sie ein sichtbares Format 

Egal, ob es sich um einen gemeinsam genutzten Outlook-Kalender, einen Wandplaner, ein Arbeitsblatt oder eine Intranetseite handelt, Ihr Kalender sollte für das gesamte Team zugänglich sein und nicht im Posteingang eines Mitarbeiters versteckt sein. 

5.Eigentum zuweisen

Legen Sie fest, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist. So kann beispielsweise der Praxismanager die Überprüfung von Richtlinien beaufsichtigen, während der IT-Leiter Cyber-Audits durchführt. Fügen Sie jedem Kalendereintrag Initialen oder Teams hinzu. 

Damit es im echten Leben funktioniert 

Die Erstellung eines Kalenders ist der einfache Teil. Der Schlüssel liegt darin, ihn für Sie und Ihr Team nutzbar zu machen. Einige Tipps: 

• Aufgaben in Tagesordnungen einbetten - zum Beispiel "April: DPA-Verlängerungen prüfen". 

• Erinnern und delegieren- verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis. Automatisieren Sie Eingabeaufforderungen oder legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest. 

• Teilen Sie die Ergebnisse mit- wenn Sie die Druckernutzung prüfen und ein Risiko feststellen, teilen Sie dies dem Team mit. 

• Anpassung auf der Grundlage von Vorfällen- verwenden Sie Ihr Protokoll über Sicherheitsverletzungen oder SAR-Daten, um sich auf künftige Maßnahmen zu konzentrieren. 

Schablonen und Werkzeuge 

Sie müssen nicht bei Null anfangen. Nützliche Quellen sind: 

• NHS DSPT-Vorlagen. 

• ICB oder CSU IG Toolkits. 

• Lokale vom DSB bereitgestellte Vorlagen. 

• MS Excel oder Google Kalender mit farblich gekennzeichneten Erinnerungen. 

Viele Praxen verwenden ein einfaches Arbeitsblatt mit Spalten für Aufgabe, Häufigkeit, Fälligkeitsmonat, Verantwortlicher und Erledigungsdatum. 

Schlusswort: IG zur Routine machen, nicht reaktiv 

Ein gut geführter IG-Kalender ist mehr als eine To-Do-Liste. Er ist ein Zeichen dafür, dass Ihre Praxis den Datenschutz ernst nimmt - nicht nur zum Zeitpunkt der Prüfung, sondern jeden Tag. 

Wenn Sie Aufgaben über das ganze Jahr, über das Team und über verschiedene Arten von Aktivitäten verteilen, bauen Sie Widerstandsfähigkeit und Vertrauen auf. 

Es geht weniger um die Angst vor Kontrollen als vielmehr um den Stolz, die Dinge richtig zu machen.