Wie man Cybersicherheit in einer Praxis mit gemischten Arbeitsverhältnissen handhabt

Die Arbeitsweise in Allgemeinpraxen verändert sich. Triage aus der Ferne, digitale Konsultationen, Cloud-basierte Plattformen und flexibles Arbeiten bedeuten, dass viele Mitarbeiter jetzt von außerhalb der Praxis auf sensible Systeme zugreifen. Ob ein Allgemeinmediziner von zu Hause aus arbeitet, ein PCN-Manager von unterwegs an einer Besprechung teilnimmt oder Verwaltungsmitarbeiter sich aus der Ferne einloggen - das hybride Arbeiten ist auf dem Vormarsch. Doch mit neuen Arbeitsmustern entstehen auch neue Risiken. Laptops in der Küche, ungesicherte Wi-Fi-Verbindungen, gemeinsam genutzte Geräte und abgelenktes Multitasking können Cyber-Schwachstellen schaffen, die es in der Praxis nicht gibt. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie die Cybersicherheit in einer gemischten Allgemeinpraxis gehandhabt werden kann, um Patientendaten zu schützen, ohne flexibles Arbeiten unmöglich zu machen.

Wie sieht das hybride Arbeiten in der Allgemeinmedizin aus? 

Das hybride Arbeiten variiert von Praxis zu Praxis, kann aber Folgendes beinhalten: 

• Allgemeinmediziner und Kliniker, die von zu Hause aus arbeiten, für telefonische Triage oder virtuelle Kliniken. 

• Praxismanager, die aus der Ferne an Verwaltungsaufgaben oder Sitzungen arbeiten. 

• PCN-Mitarbeiter, die sich von gemeinsam genutzten Räumen oder Hot Desks aus anmelden. 

• ICB- oder CSU-Kollegen, die für die gemeinsame Arbeit auf Ihre Systeme zugreifen. 

• Mitarbeiter, die persönliche Telefone oder das heimische WLAN nutzen, um auf Plattformen wie NHSmail, MS Teams oder EMIS Web zuzugreifen. 

Die Vorteile - bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, bessere Erreichbarkeit, größere Effizienz - sind real. Aber auch die Risiken sind real. 

Gemeinsame Cyber-Risiken in hybriden Modellen 

Ein einziger Fehler kann die Praxis einem schwerwiegenden Verstoß aussetzen, selbst wenn dieser meilenweit vom Gebäude entfernt passiert. 

Aufbau einer hybriden Cyber-Resilienz 

1.Beginnen Sie mit einer klaren Fernarbeitspolitik 

Ihre IG- oder IT-Police sollte dies ausdrücklich abdecken: 

• Wer kann aus der Ferne arbeiten und an welchen Aufgaben. 

• Welche Ausrüstung sie verwenden sollten (eigene oder praxisinterne). 

• Mindeststandards für Gerätesicherheit und Wi-Fi. 

• Regeln für das Drucken, Speichern und Entsorgen von Daten außerhalb des Unternehmens. 

• Erwartungen in Bezug auf die Meldung von Vorfällen. 

Wenn Ihre Police das hybride Arbeiten nicht abdeckt, ist es an der Zeit, sie zu aktualisieren. 

2.Ausgabe von in der Praxis zugelassener Ausrüstung, wo immer möglich 

Wenn es das Budget zulässt, bieten Sie: 

• Praxis-eigene Laptops oder Tablets. 

• Geräte mit vorinstalliertem Verschlüsselungs- und Antivirenschutz. 

• Sicherer VPN-Zugang für Fernverbindungen. 

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für den Systemzugang. 

Dadurch wird die Variabilität verringert und Ihr IT-Support kann die Risiken effektiver verwalten. Verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern, dass sie persönliche Geräte verwenden: 

• Stellen Sie sichere Passcodes ein. 

• Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand. 

• Vermeiden Sie das lokale Speichern von Dateien. 

• Verwenden Sie sichere Plattformen (z. B. NHSmail, AccuRx). 

3.Verwendung von Plattformen, die für die Fernnutzung durch den NHS konzipiert sind 

Verwenden Sie nur Tools, die den NHS-Cybersicherheitsstandards entsprechen: 

• NHSmail - sichere E-Mail mit MFA.

• MS Teams - verschlüsseltes Messaging und Video. 

• AccuRx - zugelassene Plattform für Patientenmitteilungen. 

• Citrix / VPN-Portale - sicherer Zugriff auf klinische Systeme von außerhalb der Praxis. 

Vermeiden Sie den Versand oder die Speicherung von Patientendaten über: 

• Persönliche E-Mail-Konten (Gmail, Outlook, etc.). 

• Cloud-Plattformen für Verbraucher (Google Drive, Dropbox). 

• Messaging-Apps wie WhatsApp für sensible Diskussionen. 

4.Schulung des Personals speziell zu den Risiken des hybriden Arbeitens 

Allgemeine IG-Schulungen decken nicht immer die Feinheiten der Heimarbeit ab. Einbeziehen: 

• Wie man Phishing-E-Mails erkennt - auch wenn man beschäftigt oder abgelenkt ist.

• Warum gemeinsam genutzte Haushaltsgeräte ein Risiko darstellen. 

• Was ist zu tun, wenn ein Gerät verloren geht, gestohlen wird oder gefährdet ist? 

• Wie man sich nach einer Sitzung vollständig abmeldet. 

• Was Sie tun müssen, bevor Sie vertrauliches Material zu Hause ausdrucken oder ansehen. 

Verwenden Sie kurze Auffrischungen, Fallstudien oder "Was würden Sie tun?"-Szenarien. 

5.Führen von Protokollen und Prüfpfaden 

Stellen Sie das sicher: 

• Fernanmeldungen sind prüfbar (über EMIS, SystmOne oder Ihre CSU). 

• Die Zugriffsebenen der Benutzer sind für die von ihnen ausgeführten Aufgaben geeignet. 

• Die Geräte werden umgehend zurückgegeben und der Zugang gesperrt, wenn das Personal geht. 

• VPN- und E-Mail-Protokolle werden regelmäßig überprüft 

Dies hilft, verdächtiges Verhalten zu erkennen und beweist, dass Sie den Überblick haben - selbst wenn die Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens arbeiten.

6.Förderung einer Kultur der Berichterstattung

Wenn jemand auf eine verdächtige E-Mail klickt, seinen Laptop unbeaufsichtigt lässt oder feststellt, dass er eine Datei an den falschen Empfänger geschickt hat, muss er sich sicher fühlen und dies sofort melden. Machen Sie das klar: 

• Eine frühzeitige Meldung begrenzt den Schaden. 

• Für Fehler muss man sich nicht schämen. 

• Das Team ist dafür verantwortlich, sich gegenseitig zu helfen, sicher zu bleiben. 

Schlusswort: Sicher bedeutet nicht unflexibel

Bei der Cybersicherheit in einer hybriden Arbeitswelt geht es um Ausgewogenheit. Sie wollen flexible, moderne Arbeitsweisen ermöglichen - aber Sie müssen auch Patientendaten schützen und Ihre Verpflichtungen gemäß DSPT und UK GDPR einhalten. Indem Sie Ihre Richtlinien aktualisieren, Schulungen verbessern und Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Tools und Gewohnheiten unterstützen, können Sie die Fernarbeit sicherer - und intelligenter - machen. Denn bei der Cybersicherheit geht es nicht nur um Firewalls und Passwörter. Es geht auch um die Menschen - egal, wo sie gerade arbeiten.