So verwalten Sie die Cybersicherheit in einer hybriden Arbeitsweise

Die Arbeitsweise in Hausarztpraxen verändert sich. Ferntriage, digitale Konsultationen, cloudbasierte Plattformen und flexible Arbeitszeiten bedeuten, dass viele Mitarbeitende jetzt auf sensible Systeme außerhalb der Praxis zugreifen. Ob ein Arzt, der von zu Hause aus arbeitet, ein PCN-Manager, der unterwegs an einer Besprechung teilnimmt, oder Verwaltungspersonal, das sich remote einloggt – hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch mit neuen Arbeitsmustern entstehen auch neue Risiken. Laptops in Küchen, ungesicherte WLAN-Netzwerke, geteilte Geräte und abgelenktes Multitasking können alle Cyber-Schwachstellen schaffen, die in der Praxis nicht vorhanden wären. Diese Anleitung zeigt, wie man die Cybersicherheit in einer hybrid arbeitenden Hausarztpraxis managt – den Schutz der Patientendaten gewährleisten, ohne flexibles Arbeiten unmöglich zu machen.

Wie sieht hybrides Arbeiten in der Allgemeinmedizin aus? 

Hybrides Arbeiten variiert zwischen den Praxen, könnte aber Folgendes umfassen

• Hausärzte und Kliniker, die von zu Hause aus für telefonische Triage oder virtuelle Kliniken arbeiten

• Praxismanager, die remote an Verwaltungsaufgaben oder Meetings arbeiten. 

• PCN-Mitarbeiter, die sich von Gemeinschaftsbereichen oder Hot Desks anmelden. 

• ICB- oder CSU-Kollegen, die auf Ihre Systeme für die gemeinsame Arbeit zugreifen

• Mitarbeiter, die persönliche Telefone oder Heim-Wi-Fi nutzen, um auf Plattformen wie NHSmail, MS Teams oder EMIS Web zuzugreifen. 

Die Vorteile – eine bessere Work-Life-Balance, verbesserten Zugang, höhere Effizienz – sind real. Aber die Risiken sind es auch

Ein einziger Fehler kann die Praxis einer ernsthaften Verletzung aussetzen, selbst wenn er Meilen vom Gebäude entfernt passiert

1. Beginnen Sie mit einer klaren Richtlinie für das Arbeiten im Homeoffice 

Ihre IG- oder IT-Richtlinie sollte ausdrücklich Folgendes abdecken

• Wer kann remote arbeiten und an welchen Aufgaben. 

• Welche Ausrüstung sie verwenden sollten (persönlich vs. Praxis-eigen)

• Minimale Standards für Gerätesicherheit und WLAN

• Regeln für das Drucken, Speichern und Entsorgen von Daten außerhalb des Standorts. 

• Erwartungen an die Meldung von Vorfällen

Wenn Ihre Richtlinie hybrides Arbeiten nicht abdeckt, ist es Zeit, sie zu aktualisieren

Wo das Budget es zulässt, bieten Sie an

• Praxis-eigene Laptops oder Tablets

• Geräte mit vorinstallierter Verschlüsselung und Antivirus-Schutz

• Sicherer VPN-Zugang für Fernverbindungen

• Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) für den Systemzugang

Dies reduziert die Variabilität – und ermöglicht Ihrem IT-Support, Risiken effektiver zu steuern. Wenn Mitarbeiter persönliche Geräte verwenden, verlangen Sie von ihnen

• Starke Passcodes festzulegen

• Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand

• Vermeiden Sie es, Dateien lokal zu speichern

• Verwenden Sie sichere Plattformen (zum Beispiel NHSmail, AccuRx)

3. Verwenden Sie Plattformen, die für die Fernarbeit im NHS entwickelt wurden 

Verwenden Sie nur Tools, die den NHS-Cybersicherheitsstandards entsprechen

• NHSmail – Sichere E-Mail mit MFA.

• MS Teams - verschlüsselte Nachrichten und Video

• AccuRx - genehmigte Patientenkommunikationsplattform. 

• Citrix / VPN-Portale – Sicherer Zugriff auf klinische Systeme von außerhalb der Praxis

Vermeiden Sie das Senden oder Speichern von Patientendaten über: 

• Private E-Mail-Konten (Gmail, Outlook usw.)

• Verbraucher-Cloud-Plattformen (Google Drive, Dropbox)

• Messaging-Apps wie WhatsApp für sensible Gespräche

4. Schulung des Personals speziell zu den Risiken des hybriden Arbeitens 

Allgemeine IG-Schulungen decken nicht immer die Feinheiten der Arbeit von zu Hause ab. Einschließlich

• So erkennen Sie Phishing-E-Mails – auch wenn Sie beschäftigt oder abgelenkt sind.

• Warum gemeinsam genutzte Haushaltsgeräte ein Risiko darstellen

• Was tun, wenn ein Gerät verloren, gestohlen oder kompromittiert wurde

• So melden Sie sich nach einer Sitzung vollständig ab

• Was Sie tun sollten, bevor Sie vertrauliches Material zu Hause drucken oder ansehen

Verwenden Sie kurze Auffrischungen, Fallstudien oder „Was würdest du tun?“-Szenarien

5. Protokolle und Prüfpfade aufbewahren 

Sicherstellen, dass: 

• Remote-Anmeldungen sind nachvollziehbar (über EMIS, SystmOne oder Ihren CSU)

• Benutzerzugriffsrechte sind angemessen für die Aufgaben, die sie ausführen

• Geräte werden umgehend zurückgegeben und der Zugriff widerrufen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen

• VPN- und E-Mail-Protokolle werden regelmäßig überprüft

Dies hilft, verdächtiges Verhalten zu erkennen und belegt, dass Sie die Kontrolle haben – auch wenn die Mitarbeiter außerhalb des Standorts arbeiten.

6. Eine Kultur des Berichtens fördern

Wenn jemand auf eine verdächtige E-Mail klickt, seinen Laptop unbeaufsichtigt lässt oder merkt, dass er eine Datei an den falschen Empfänger gesendet hat – er muss sich sicher fühlen, dies sofort zu melden. Machen Sie deutlich, dass

• Frühzeitige Meldung begrenzt den Schaden

• Es gibt keine Scham bei Fehlern. 

• Das Team ist dafür verantwortlich, sich gegenseitig sicher zu halten

Cybersicherheit in einer hybriden Arbeitswelt bedeutet Balance. Sie möchten flexible, moderne Arbeitsweisen ermöglichen – aber Sie müssen auch Patientendaten schützen und Ihre Verpflichtungen gemäß DSPT und UK GDPR erfüllen. Durch die Aktualisierung Ihrer Richtlinien, die Verbesserung der Schulungen und die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter mit den richtigen Werkzeugen und Gewohnheiten können Sie das Arbeiten aus der Ferne sicherer – und intelligenter – gestalten. Denn Cybersicherheit ist nicht nur eine Frage von Firewalls und Passwörtern. Es geht um die Menschen – egal, wo sie gerade arbeiten