Wie Sie Ihr gemeinsames Laufwerk organisieren können, bevor es zu einem Risiko wird

Gemeinsame Laufwerke sind das digitale Rückgrat der meisten Allgemeinpraxen. Von Personalrichtlinien bis zu Patientenvorlagen, von Dienstplänen bis zu Beschwerdeprotokollen enthalten sie alles, was Ihr Team für den Betrieb des Gesundheitswesens benötigt. Aber ohne Struktur, Namenskonventionen oder Zugriffskontrollen können Ihre gemeinsamen Ordner schnell zu einem unkontrollierten Wildwuchs werden, der das Risiko von Datenschutzverletzungen, verlorenen Dokumenten oder der Verwendung veralteter Dateien durch das Personal erhöht. 

Bei der Informations-Governance geht es nicht nur um Cyberangriffe oder Richtlinien-Audits. Manchmal gehen die größten Bedrohungen von etwas so Einfachem aus wie dem Öffnen eines falschen Ordners, dem Versenden einer falschen E-Mail-Version oder dem versehentlichen Löschen eines Dokuments. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr gemeinsames Laufwerk in Ordnung bringen können - bevor die CQC, Ihr DSB oder eine Datenschutzverletzung Sie dazu zwingt. 

Warum eine gemeinsame Laufwerksorganisation wichtig ist

Ein unordentliches gemeinsames Laufwerk ist mehr als ein Ärgernis. Es schafft echte Risiken: 

• Veraltete Vorlagen, die in der Patientenversorgung verwendet werden. 

• Die Mitarbeiter wissen nicht, wo sie Dateien speichern oder finden können. 

• Sensible Dateienwerden in frei zugänglichen Ordnern belassen. 

• Mehrere Versionenvon Politiken im Umlauf. 

• Schwierigkeiten bei der Beantwortungvon Verdachtsmeldungen oder FOI-Anfragen. 

Noch wichtiger ist, dass Sie im Falle eines Vorfalls - z. B. wenn ein falscher Brief verschickt wird oder ein ehemaliger Mitarbeiter auf vertrauliche Dokumente zugreift - nachweisen müssen, dass angemessene Vorsichtsmaßnahmen getroffen wurden. Die Organisation Ihres gemeinsamen Laufwerks ist eine praktische und kostengünstige Möglichkeit, das Informationsrisiko zu verringern und das Vertrauen des Teams zu stärken.

Anzeichen dafür, dass Ihr gemeinsames Laufwerk Aufmerksamkeit braucht 

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Laufwerk gefährdet ist? Achten Sie auf diese roten Fahnen: 

• In zufälligen oder persönlichen Ordnern gespeicherte Dateien. 

• Alte, unbenutzte Dokumente von vor Jahren. 

• Keine klare Ordnerstruktur oder Benennungskonventionen. 

• Dokumente mit Namen wie "FINAL FINAL v3.docx". 

• Die Mitarbeiter wissen nicht, wo sie wichtige Gegenstände aufbewahren oder finden können. 

• Passwörter oder Patientendaten, die in ungeschützten Formaten gespeichert sind. 

Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, ist es an der Zeit, aufzuräumen - bevor etwas schief geht. 

Ein praktischer Ansatz zum Sortieren Ihres gemeinsamen Laufwerks 

1.Prüfen Sie, was Sie haben 

Bevor Sie mit der Umstrukturierung beginnen, sollten Sie sich ein klares Bild davon machen, was bereits vorhanden ist. Verwenden Sie den Dateiexplorer Ihres Systems oder ein Tool wie TreeSize oder WinDirStat, um zu scannen: 

• Dateitypen (z. B. Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien, Bilder). 

• Größte Dateien und Verzeichnisse.

• Doppelte oder veraltete Dateien. 

• Dateien mit potenziell sensiblen Informationen. 

Möglicherweise benötigen Sie für diesen Schritt die Hilfe des IT-Supports - insbesondere, wenn Sie ein vernetztes oder cloudbasiertes System verwenden. 

2.Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur 

Beginnen Sie mit allgemeinen Kategorien und gehen Sie dann weiter nach unten. Zum Beispiel: 

• Klinische Vorlagen. 

• HR und Personalwesen. 

• Richtlinien und Protokolle. 

• Governance und Audit. 

• Broschüren für Patienten. 

• Archivierte oder veraltete Dokumente. 

Vermeiden Sie übermäßig komplexe, verschachtelte Ordner - je tiefer die Struktur, desto schwieriger ist die Navigation. 

3.Benennungskonventionen festlegen 

Einigen Sie sich auf eine einheitliche Benennung von Dokumenten und Ordnern. Überlegen Sie: 

• Datumsformat (z. B. JJJJ-MM-TT). 

• Versionskontrolle (z. B. v1, v2, FINAL). 

• Initialen des Eigentümers oder Teamnamen, falls zutreffend. 

• Klare, prägnante Titel - zum Beispiel "Beschwerdepolitik v2 2023". 

Geben Sie diesen Standard an alle Mitarbeiter weiter - und bekräftigen Sie ihn regelmäßig. 

4.Genehmigungen überprüfen 

Prüfen Sie, wer Zugang zu was hat. Nicht jeder Mitarbeiter muss Zugang zu allem haben. Vergewissern Sie sich: 

• Sensible Dateien (z. B. Personalakten, Sicherheitsvermerke) sind gesperrt. 

• Gemeinsame Ordner verfügen über entsprechende Lese-/Schreibeinstellungen. 

• Der Zugang von Aussteigern wird umgehend entfernt. 

Führen Sie ein Zugriffsprotokoll oder eine Berechtigungsliste als Teil Ihrer IG-Dokumentation.

5.Alte Inhalte archivieren oder löschen

Führen Sie eine "Aktenamnestie" durch - bitten Sie die Mitarbeiter, Dokumente zu identifizieren, die sie nicht mehr verwenden. Legen Sie einen Überprüfungszeitraum fest (z. B. "Dateien, auf die in den letzten zwei Jahren nicht zugegriffen wurde") und entweder: 

• Archivieren Sie sie in einem sicheren, beschrifteten Ordner. 

• Löschen, wenn nicht mehr benötigt und nicht gesetzlich vorgeschrieben. 

Seien Sie vorsichtig mit klinischen oder gesetzlichen Aufzeichnungen - prüfen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien, bevor Sie sie löschen. 

6.Schulung und Einbeziehung des Teams 

Dieser Prozess wird nicht funktionieren, wenn Ihr Team nicht mitmacht. Bereitstellen: 

• Eine kurze Anleitung zur neuen Ordnerstruktur. 

• Ein Kurzreferenzblatt für Namenskonventionen. 

• Vor-Ort-Unterstützung oder ein fester Ansprechpartner für Fragen. 

• Regelmäßige Ermahnungen in Teambesprechungen. 

Sie könnten sogar Teamleiter oder "Ordner-Champions" damit beauftragen, in ihren Abteilungen für Ordnung zu sorgen. 

Sauber halten: laufende Wartung 

Wenn Ihr Laufwerk in gutem Zustand ist, sollten Sie es auch so halten: 

• Planen Sie alle sechs Monate eine kleine Aufräumaktion. 

• Aufnahme der Dateiverwaltung in die Einweisung des Personals. 

• Überprüfen Sie die Zugriffsberechtigungen vierteljährlich. 

• Fügen Sie die Dokumentenkontrolle zu Ihrem IG-Kalender hinzu. 

• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass Sie im Zweifelsfall fragen sollten, bevor Sie eine Datei erstellen oder verschieben. 

Schlusswort: Ordnung in den Ordnern, Ordnung in den Risiken 

Gemeinsame Laufwerke mögen sich nicht wie eine IG-Priorität anfühlen, aber hier kollidieren Risiko und Routine. Je besser Ihr System organisiert ist, desto einfacher ist es, sicher zu arbeiten, auf Datenanfragen zu reagieren und versehentliche Verstöße zu vermeiden. Das Sortieren Ihres Laufwerks wird nicht ewig dauern - aber das Ignorieren könnte es. Ein paar Stunden jetzt können Ihnen später tagelangen Stress ersparen.