Wie man die gemeinsame Nutzung von Smartcards verhindert und warum das wichtig ist

In der schnelllebigen Welt der Allgemeinmedizin, in der Systeme zusammenbrechen, sich Warteschlangen bilden und Mitarbeiter mehrere Aufgaben übernehmen, ist es leicht zu verstehen, dass eine "schnelle Lösung" wie die Verwendung der NHS-Chipkarte eines anderen Patienten harmlos erscheinen mag. Doch die gemeinsame Nutzung von Smartcards birgt - selbst beim besten Willen - ernsthafte Risiken für die Patientensicherheit, die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und die Informationsverwaltung. Und was noch wichtiger ist: Es ist nicht nur eine schlechte Praxis, sondern verstößt auch gegen die nationalen NHS-Richtlinien und ist möglicherweise nach dem Datenschutzgesetz rechtswidrig. Warum passiert es also immer noch? Und wie kann Ihre Praxis dies verhindern? Dieser Leitfaden erklärt, was auf dem Spiel steht, wie man die Kultur rund um die Verwendung von Smartcards ändern kann und welche praktischen Schritte einen echten Unterschied machen können. 

Was ist Smartcard-Sharing und warum ist es riskant? 

Smartcard-Sharing liegt vor, wenn ein Mitarbeiter die NHS-Smartcard oder die Anmeldedaten eines anderen Mitarbeiters für den Zugang zu klinischen oder administrativen Systemen verwendet. Dies geschieht oft in der Form von: 

• Die Karte eines anderen ausleihen, weil die eigene verloren gegangen ist oder nicht funktioniert. 

• Sich unter dem Namen einer anderen Person anmelden, um "Zeit zu sparen". 

• Karten eingesteckt zu lassen, damit andere schnell auf Systeme zugreifen können. 

Es mag sich wie eine Abkürzung anfühlen - besonders unter Druck -, aber die Folgen sind erheblich. 

Zu den wichtigsten Risiken gehören: 

• Verlust der Rechenschaftspflicht - Das System protokolliert Aktionen unter dem Namen der falschen Person, was die Nachverfolgung von klinischen Sicherheitsvorfällen erschwert. 

• Potenzielle Datenverstöße - Der Zugriff auf Datensätze, die über Ihre Rolle oder Berechtigungen hinausgehen, könnte gegen die Datenschutzgrundverordnung und die Vertraulichkeit der Patienten verstoßen. 

• Nichteinhaltung der DSPT-Richtlinien - Die Weitergabe von Zugangsdaten verstößt gegen die nationalen Richtlinien von NHS Digital und gefährdet den Status Ihres Data Security and Protection Toolkit (DSPT). 

• Besorgnis der CQC - Die Inspektoren konzentrieren sich zunehmend auf digitale Zugangskontrollen. Eine wiederholte Weitergabe könnte Ihre Bewertung beeinträchtigen. 

• Personaldisziplin - NHS-Organisationen haben Mitarbeiter wegen schweren Smartcard-Missbrauchs entlassen. 

Selbst in kleinen Praxen mit kleinen Teams überwiegen die Risiken den Nutzen. 

Warum Mitarbeiter immer noch Smartcards gemeinsam nutzen 

Um das Verhalten zu ändern, ist es wichtig, die Gründe für die gemeinsame Nutzung von Smartcards zu verstehen. Gemeinsame Faktoren sind unter anderem: 

• Verzögerungen bei der RA (Registration Authority) bei der Ausstellung oder Erneuerung von Ausweisen. 

• Smartcard-Leser funktionieren nicht oder sind nicht an allen Arbeitsplätzen verfügbar. 

• Systemdruck - zum Beispiel Warteschlangen an der Rezeption oder Zeitdruck in der Klinik. 

• Mangelndes Verständnis dafür, warum das Teilen problematisch ist. 

• "So machen wir das eben" - vor allem, wenn die Abkürzungen nie zu offensichtlichen Problemen geführt haben. 

Diese Herausforderungen sind real, aber keine davon ist unlösbar. 

Wie Sie die gemeinsame Nutzung von Smartcards in Ihrer Praxis verhindern können 

1. Sensibilisierung und Aufklärung über die Risiken 

Beginnen Sie damit, das Problem vorurteilsfrei zu besprechen. Nutzen Sie Teambesprechungen oder geschützte Lernzeiten, um: 

• Erklären Sie, warum die gemeinsame Nutzung von Smartcards die Sicherheit und die Rechtmäßigkeit gefährdet. 

• Teilen Sie (anonymisierte) Beispiele von Beinaheunfällen oder Zwischenfällen aus anderen Praxen. 

• Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, dass sie für die unter ihrem Namen protokollierten Aktionen verantwortlich sind. 

Verwenden Sie Sätze wie "Wir verschärfen die Vorschriften, weil das wichtig ist" und nicht "Sie machen es falsch". 

2. Verbesserung des Zugangs zu Kartenlesern und Logins 

Prüfen Sie, wie einfach es für die Mitarbeiter ist, sich mit ihren eigenen Anmeldedaten anzumelden. Fragen Sie: 

• Gibt es genügend Smartcard-Lesegeräte an den Arbeitsplätzen? 

• Sind die Leser fehlerhaft oder schlecht platziert? 

• Haben alle Mitarbeiter aktive Karten und die richtigen Zugangsstufen? 

Wenn technische Hindernisse die gemeinsame Nutzung behindern, sollten Sie diese zuerst beseitigen. 

3. Smartcard-Wartung als Teil des Onboarding- und Exit-Prozesses 

Nehmen Sie Smartcard-Statusprüfungen in Ihre: 

• Onboarding von Neueinsteigern - Beantragen Sie Karten oder übertragen Sie Karten vor ihrem ersten Arbeitstag. 

• Austrittsverfahren - Karten unverzüglich widerrufen oder verloren gegangene Karten melden. 

• Rollenänderungen - Sicherstellen, dass die Zugriffsrechte den aktuellen Zuständigkeiten entsprechen. 

Führen Sie ein zentrales Verzeichnis der Smartcard-Inhaber und der Gültigkeitsdaten. 

4. Arbeiten Sie mit Ihrer RA und ICB zusammen

Ihre örtliche Registrierungsbehörde (RA) hilft Ihnen dabei. Bitten Sie um Unterstützung bei: 

• Fehlersuche bei fehlerhaften Lesegeräten. 

• Massenhafte Erneuerungen oder Ersetzungen. 

• Vereinfachung des Zugangs für neue Mitarbeiter oder Ortskräfte. 

• Förderung der Verwendung von CIS (Care Identity Service) für die Fernauthentifizierung mit Smartcards. 

Einen festen Ansprechpartner bei Ihrem RA oder Ihrer CSU zu haben, macht einen großen Unterschied. 

5. Umsetzung praktischer Schutzmaßnahmen 

• Verwenden Sie Plakate oder Desktop-Erinnerungen: "Ihre Chipkarte - Ihre Verantwortung". 

• Schulung von Managern, um unangemessenen Gebrauch zu überwachen und zu unterbinden. 

• Einbeziehung des Zugangsverhaltens in Beurteilungen oder Audits. 

• Überprüfen Sie die Protokolle darüber, wer auf was zugegriffen hat, insbesondere nach einem Vorfall. 

Machen Sie deutlich, dass es hier nicht um Misstrauen geht, sondern um bewährte Verfahren. 

Schlusswort: Smartcards sind nicht ohne Grund persönlich 

Die gemeinsame Nutzung von Chipkarten mag sich wie ein kleiner Regelverstoß im Namen der Effizienz anfühlen. Aber die Risiken, die damit verbunden sind - für die Patienten, das Personal und die gesamte Unternehmensführung - sind erheblich. 

Indem Sie die Ursachen angehen, das Personal unterstützen und den Zugang zu den Systemen erleichtern, können Sie die Kultur der Smartcard-Nutzung verändern. Es beginnt mit einem Gespräch - und endet mit einer sichereren, verantwortungsvolleren Praxis.