Wie man interne IG-Risiken erkennt und verhindert

Wenn wir an Datenschutzverletzungen oder Cyber-Bedrohungen in der allgemeinen Praxis denken, stellen wir uns leicht Hacker, Phishing-Betrug oder Systemausfälle vor. Aber in Wirklichkeit kommen viele Risiken für die Informationsverwaltung (IG) nicht von außen, sondern von innen. Von wohlmeinenden Mitarbeitern, die Verfahren umgehen, um Zeit zu sparen, über versehentliche Offenlegungen bis hin zu veralteten Zugriffsberechtigungen, die seit Jahren nicht mehr überprüft wurden. Interne IG-Risiken sind häufiger und vermeidbarer, als vielen Praxen bewusst ist. Dieser Leitfaden zeigt auf, wie interne IG-Risiken erkannt, verwaltet und verhindert werden können und wie eine Kultur gefördert werden kann, in der Sicherheit zur zweiten Natur wird. 

Warum interne IG-Risiken wichtig sind

Die Mitarbeiter haben jeden Tag direkten Zugang zu Patientendaten - sei es auf dem Bildschirm, in Gesprächen oder in Dokumenten. Aus diesem Grund können interne Risiken so schädlich sein: 

• Sie bleiben oft unbemerkt, bis etwas schief geht. 

• Sie können das Vertrauen der Patienten untergraben. 

• Sie können zu Verstößen gegen die GDPR und die CQC-Standards führen. 

• Manchmal werden sie als "wir machen das halt so" abgetan. 

Praktiken, die die internen IG-Risiken vernachlässigen, können den DSPT bestehen, sind aber in der realen Welt nicht sicher. 

Gemeinsame interne IG-Risiken in der Allgemeinmedizin 

Diese sind nicht immer böswillig - aber sie können trotzdem Schaden anrichten. 

Wie man interne Risiken erkennt, bevor sie eskalieren 

1. Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte 

Überprüfen Sie, ob alle Benutzerkonten die richtigen Berechtigungen für ihre Rolle haben. Entfernen oder aktualisieren Sie die Zugriffsrechte von Aussteigern, Ortskräften und Rollenwechslern. Bitten Sie Ihren IT- oder CSU-Support, regelmäßig Berichte über den Benutzerzugang zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass der Smartcard-Zugriff auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt ist. Dies ist eine häufige DSPT-Schwäche - und ein einfacher Grund für Verbesserungen. 

2. Durchführung von Mini-Audits oder Stichprobenkontrollen 

Überprüfen Sie, wie die Datensätze kodiert und gespeichert werden. Überprüfen Sie die Systemprotokolle, um festzustellen, ob die Zugriffsmuster ungewöhnlich sind. Bitten Sie die klinischen Leiter, eine Stichprobe von Notizen oder Überweisungen zu überprüfen. Überprüfen Sie, wie Dokumente benannt und gespeichert werden. Selbst eine Handvoll Überprüfungen pro Quartal kann Gewohnheiten aufdecken, die behoben werden müssen. 

3. Dem Personal an der Front zuhören 

Fragen Sie, welche Umgehungsmöglichkeiten die Leute nutzen und warum. Finden Sie heraus, was sie ausbremst - und zu Abkürzungen führt. Beziehen Sie IG-Fragen in Teambesprechungen und Einzelgespräche mit ein. Ermutigen Sie zu anonymen Verbesserungsvorschlägen. Oft entstehen Risiken durch Ineffizienz - nicht durch schlechte Absichten. 

4. Achten Sie auf gemeinsame Räume und Gewohnheiten 

Sind die Bildschirme gesperrt, wenn das Personal weggeht? Werden ausgedruckte Unterlagen auf den Schreibtischen oder in den Druckern gelassen? Werden Gespräche über Patienten dort geführt, wo sie belauscht werden können? Werden persönliche Geräte verwendet, um Notizen oder Fotos zu machen? Begehungen oder Sichtkontrollen können kleine, aber wichtige Risiken aufdecken. 

5. Verfolgung von Beinaheunfällen und geringfügigen Zwischenfällen 

Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter sicher fühlen, Dinge wie falsch gedruckte Briefe, versehentliche Systemzugriffe oder missverstandene Datenanfragen zu melden. Protokollieren Sie diese und lernen Sie daraus - nicht nur bei größeren Verstößen. Verwenden Sie anonymisierte Beispiele in Team-Lernsitzungen. Interne IG-Risiken sind selten einmalige Unfälle - sie folgen oft einem Muster. 

Wie man das interne IG-Risiko langfristig reduziert 

Klare Erwartungen setzen 

Machen Sie IG zum Bestandteil Ihrer Einführungs- und Probezeit. Nehmen Sie es in Stellenbeschreibungen und Beurteilungen auf. Erinnern Sie regelmäßig daran - durch Plakate, Teambesprechungen, E-Mail-Tipps. 

Machen Sie es einfach, das Richtige zu tun 

Stellen Sie ausreichend Smartcard-Lesegeräte, sicheren Speicher und Logins zur Verfügung. Vermeiden Sie es, Mitarbeiter zu zwingen, den Zugang gemeinsam zu nutzen oder schlechte Systeme zu umgehen. Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, die praxisorientiert und nicht herablassend sind. 

Reagieren Sie mit Unterstützung, nicht mit Schuldzuweisungen 

Wenn etwas schief geht, konzentrieren Sie sich auf das Lernen - nicht auf die Bestrafung. Fragen Sie: "Wie konnte das passieren?" und nicht: "Wer ist schuld?" Feiern Sie Verbesserungen und bewährte Verfahren. Machen Sie IG zu einem Wert für das Team und nicht zu einer Belastung für die Einhaltung von Vorschriften. 

Schlusswort: Es beginnt mit dem, was im Inneren geschieht 

Die modernste Firewall hilft nicht, wenn ein Brief an das falsche Haus geht. Und kein Grundsatzdokument kann Sie vor Gewohnheiten schützen, von denen Sie nicht wissen, dass sie stattfinden. 

Indem Sie interne Risiken aufzeigen, Ihrem Team zuhören und sichere Verhaltensweisen erleichtern, können Sie die Gefahr von IG-Vorfällen in Ihrer Praxis drastisch verringern. 

Gute Governance entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch Kultur. Und diese Kultur beginnt mit dem, was hinter Ihrem eigenen Schreibtisch passiert.