Wie man einen vertrauensbildenden Datenschutzhinweis für Patienten verfasst

Die meisten Allgemeinpraxen veröffentlichen einen Datenschutzhinweis, weil sie dazu verpflichtet sind. Das ist eine Anforderung der britischen Datenschutz-Grundverordnung und Teil des DSPT. Doch allzu oft sind diese Hinweise legalistisch, schwer lesbar oder am unteren Ende einer Website vergraben - voller passiver Phrasen und Fachbegriffe, die Patienten überfliegen oder gar nicht erst finden. Aber Ihr Datenschutzhinweis ist mehr als nur eine Compliance-Box. Es ist Ihre Chance, in einfachem Englisch zu erklären, wie und warum Sie Patientendaten erfassen und verwenden - und durch Transparenz Vertrauen zu schaffen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen klaren, aussagekräftigen Datenschutzhinweis verfassen, der die Patienten informiert, sie beruhigt und die Werte Ihrer Praxis widerspiegelt. 

Was ein Datenschutzhinweis leisten sollte 

Ihr Datenschutzhinweis sollte im Wesentlichen Folgendes beinhalten: 

• Teilen Sie den Patienten mit, welche persönlichen Daten Sie sammeln. 

• Erklären Sie, warum und wie Sie es verwenden. 

• Legen Sie Ihre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dar. 

• Beschreiben Sie, wie die Daten gespeichert, gemeinsam genutzt und geschützt werden. 

• Aufklärung über die Rechte der Patienten. 

• Sagen Sie, an wen sie sich wenden können, wenn sie Bedenken haben. 

Aber darüber hinaus sollte ein guter Datenschutzhinweis wie Ihre Praxis klingen - menschlich, klar und ansprechbar.

Das Problem mit vielen Datenschutzhinweisen

Zu viele Bekanntmachungen: 

• Verwenden Sie eine zu formale oder technische Sprache. 

• Kopieren Sie Vorlagen, ohne sie anzupassen. 

• Der Schwerpunkt liegt auf der Einhaltung der Vorschriften und nicht auf dem Verständnis des Patienten. 

• Verstecken Sie wichtige Details in dichten Absätzen. 

• Sie erklären nicht, wie digitale Instrumente wie Online-Beratungen oder Apps eingesetzt werden können. 

Das Ergebnis? Die Patienten lesen sie nicht. Oder wenn sie es doch tun, sind sie verwirrt oder sogar misstrauisch. 

Wie Sie Ihren Datenschutzhinweis klarer und patientenfreundlicher gestalten können 

1. Beginnen Sie mit einer leicht verständlichen Zusammenfassung 

Beginnen Sie mit einem kurzen Absatz, in dem steht: 

• Wer Sie sind. 

• Warum Sie Patienteninformationen sammeln und verwenden müssen. 

• Ihr Versprechen in Bezug auf Vertraulichkeit und Respekt. 

• Wo Patienten weitere Informationen erhalten können. 

Zum Beispiel: "In der Riverside Chirurgie sammeln und verwenden wir Informationen über Sie, um eine sichere, individuelle Betreuung zu gewährleisten. Wir bewahren Ihre Daten stets sicher auf und verwenden sie verantwortungsvoll. Dieser Hinweis erklärt, welche Daten wir sammeln, warum wir sie sammeln und welche Rechte Sie als Patient haben." Dies gibt einen hilfreichen Ton an und lädt den Patienten zum Weiterlesen ein. 

2. Verwenden Sie Überschriften und Fragen, die das widerspiegeln, was Patienten tatsächlich fragen

Strukturieren Sie Ihre Mitteilung mit Fragen wie: 

• Welche Informationen sammeln wir über Sie? 

• Warum brauchen wir Ihre Informationen? 

• Wer kann Ihre Informationen einsehen? 

• Wie bewahren wir Ihre Unterlagen sicher auf? 

• Welche Rechte haben Sie? 

• Wie können Sie uns bezüglich Ihrer Daten kontaktieren? 

Dieser Ansatz ist ansprechender als formale Zwischenüberschriften wie "Kategorien von verarbeiteten Daten".

 3. Erklären Sie die rechtlichen Aspekte einfach 

Anstatt Rechtsgrundlagen ohne Erläuterung aufzulisten, sollten Sie etwas sagen wie: "Das Gesetz erlaubt uns, Ihre Daten für Ihre unmittelbare Betreuung zu sammeln und zu verwenden. Dies wird als unsere "Rechtsgrundlage für die Verarbeitung" bezeichnet. In den meisten Fällen brauchen wir Ihre Zustimmung nicht - zum Beispiel, wenn wir Sie an ein Krankenhaus überweisen oder Ihnen Medikamente verschreiben. Aber wenn wir Ihre Daten für etwas anderes verwenden wollen, bitten wir Sie um Ihre Zustimmung. Fügen Sie Links für diejenigen ein, die den vollständigen Wortlaut der Rechtsvorschriften lesen möchten - aber halten Sie den Haupttext zugänglich.

4. Klare Beschreibung der gemeinsamen Nutzung von Daten 

Seien Sie offen darüber, wie und warum Sie Daten weitergeben, insbesondere mit: 

• Krankenhäuser und kommunale Dienste. 

• Lokale Gesundheitsnetze (z. B. Ihr PCN). 

• NHS-Systeme und -Lieferanten. 

• Gegebenenfalls Forschungs- oder öffentliche Gesundheitseinrichtungen. 

Beispiel: "Manchmal müssen wir Ihre Daten an andere medizinische Fachkräfte weitergeben, die an Ihrer Behandlung beteiligt sind, z. B. an einen Krankenhausarzt oder eine Gemeindeschwester. Wir geben nur weiter, was notwendig und relevant ist." Fügen Sie nach Möglichkeit eine Liste der wichtigsten Partner oder einen Link zu einer solchen Liste hinzu. 

5. Digitale Dienste ansprechen

Wenn Sie Tools wie: 

• Online-Konsultationsplattformen (z. B. AccuRx, eConsult). 

• SMS- oder E-Mail-Erinnerungen. 

• Patienten-Apps. 

• Cloud-basierte klinische Systeme. 

Erläutern Sie kurz, wie die Daten durch sie fließen, und versichern Sie den Patienten, dass diese Instrumente den NHS-Standards für Sicherheit und Vertraulichkeit entsprechen. Beispiel: "Wir verwenden AccuRx, um Textnachrichten zu versenden und Informationen vor Ihrem Termin zu sammeln. Dieser Dienst ist sicher und für die Nutzung durch den NHS zugelassen. 

6. Machen Sie es einfach, Sie zu kontaktieren 

Einschließen: 

• Eine bestimmte Funktion, z. B. die des Praxisleiters oder des Datenschutzbeauftragten. 

• Eine E-Mail und eine Telefonnummer. 

• Die Adresse Ihrer Praxis. 

• Ein Link zur ICO für Beschwerden oder Eskalation. 

Versichern Sie den Patienten, dass ihre Fragen willkommen sind und dass ihre Bedenken keine Auswirkungen auf ihre Behandlung haben werden. 

Wo und wie Sie Ihre Bekanntmachung veröffentlichen 

• Auf Ihrer Website - idealerweise mit einem Link von der Homepage. 

• In Papierform an der Rezeption erhältlich. 

• Auf dem Bildschirm oder dem schwarzen Brett in Ihrem Wartezimmer. 

• Auf Wunsch in zugänglichen Formaten, wie Großdruck oder anderen Sprachen. 

Aktualisieren Sie sie jährlich - oder immer dann, wenn Sie Ihre Systeme oder Anbieter wechseln.

Schlusswort: Transparenz ist Vertrauen

Ein Datenschutzhinweis ist nicht nur eine Richtlinie. Es ist ein Gespräch. Wenn sie gut gemacht ist, zeigt sie den Patienten, dass Sie ihre Daten respektieren, Ihre Verantwortung verstehen und den Datenschutz ernst nehmen. Mit einer klaren Sprache, praktischen Beispielen und einem einladenden Ton können Sie Ihren Datenschutzhinweis von einer rechtlichen Hürde in ein vertrauensbildendes Instrument verwandeln - eines, das eine sicherere Versorgung und stärkere Beziehungen fördert.